Organizacijske vještine temeljne su vještine koje mi omogućuju učinkovit rad, isporuku najboljeg posla na vrijeme i najvažnije, održavanje mira.
Kad netko tko stalno balansira između dviju karijera – one slobodnog pisca i trenera za život i uspjeh – ne mogu dovoljno naglasiti koliko su organizacijske vještine bitne. Stvarno bitne. Organizacijske vještine temeljne su vještine koje omogućuju učinkovit rad, isporuku najboljeg posla na vrijeme i najvažnije, održavanje mira.
Organizacijske vještine ne samo da vam mogu pomoći da upravljate svojim trenutnim poslom – gdje god ili kako god radite – već vam mogu pomoći i u potrazi za novim poslom ili napredovanju. I na sreću, možete poboljšati svoje organizacijske vještine i pokazati ih u potrazi za poslom, piše Jessica Estrada za portal themuse.com.
Što su organizacijske vještine?
Uz toliko zahtjeva, zadataka i očekivanja na vašem tanjuru, organizacijske vještine su ono što vam pomaže da učinkovito iskoristite svoje vrijeme, resurse, energiju i mentalnu propusnost kako biste postigli svoje ciljeve i obavili posao s manje stresa. Organizacijske vještine mogu vam pomoći u uređenju vašeg digitalnog i fizičkog prostora, kao i u upravljanju, određivanju prioriteta i planiranju svega što trebate učiniti. Jednostavno rečeno, organizacijske vještine optimiziraju rezultate na radnom mjestu. Omogućuju vam da budete najbolji u svom poslu.
5 osnovnih organizacijskih vještina za radno mjesto
Saznajte više o nekim od temeljnih organizacijskih vještina i potražite savjete za poboljšanje svojih.
1. Fizička organizacija
Održavanje organiziranog fizičkog radnog prostora može poboljšati vaš način razmišljanja i produktivnost smanjenjem stresa i izgubljenog vremena u potrazi za stvarima koje su vam potrebne. Organizirani prostor također njeguje mirniji ambijent – biste li radije radili za čistim stolom ili za onim prekrivenim papirima i spisima?
Fizička organizacija može uključivati održavanje urednog radnog prostora, pohranjivanje papirologije u različite označene mape tako da ih možete lako pronaći, vraćanje predmeta na njihovo mjesto nakon upotrebe i organiziranje svih drugih fizičkih resursa potrebnih za rad.
Kako biste poboljšali ili optimizirali svoju fizičku organizaciju, pokušajte “stvoriti i razviti razumne strategije i fizička rješenja za olakšavanje tijeka rada, čistoće i učinkovitosti u radnom prostoru”, kaže Elizabeth Pearson, izvršna trenerica za karijeru. Drugim riječima, odredite fizičke organizacijske sustave i držite ih se.
Započnite uklanjanjem nereda. Zapitajte se koji vam predmeti stvarno trebaju, a koji samo zauzimaju dragocjeni prostor – doslovni prostor na stolu i figurativni prostor za mozak.
Zatim odredite “mjesto” za sve kako biste točno znali gdje što pronaći, štedeći vrijeme i frustracije u budućnosti. Glavno pravilo pri odabiru doma za neki predmet je osigurati da sve bude dostupno. Ako se morate mučiti da nešto vratite tamo gdje pripada – recimo, u kutiju visoko na polici do koje ne možete doći – velika je vjerojatnost da nećete uložiti vremena i truda da to odložite i vaš fizički organizacijski sustav slomit će se. Što je lakše vratiti predmet u njegov predviđeni dom, veća je vjerojatnost da ćete održati svoj organizacijski sustav.
Također, možete odrediti pet do 10 minuta vremena za pospremanje na kraju svakog dana kako biste se posložili, tako da svaki dan započinjete sa stvarima na njihovom mjestu.
2. Digitalna organizacija
S obzirom na to da mnogi od nas svoj posao prvenstveno rade na računalima, organiziranje naših digitalnih života također je bitno. Kada ne trošite dragocjeno vrijeme na praćenje važnih datoteka ili e-poruka, svoje vrijeme možete iskoristiti učinkovito i povećati svoju produktivnost.
Digitalno organiziranje može obuhvatiti i korištenje vašeg osobnog računala (na primjer, ispravno označavanje i pohranjivanje datoteka i e-poruka u različite mape, raspoređivanje često korištenih aplikacija ispred i u sredini na radnoj površini ili docku i označavanje veza koje često posjećujete) i dijeljene digitalnih resursa (za, na primjer, korištenje digitalnih alata za upravljanje projektima za upravljanje zadacima vašeg tima i stvaranje glavnih dokumenata s resursima na koje se vaš tim može redovito pozivati).
Kako biste poboljšali svoju digitalnu organizaciju, odlučite koje će stvari biti spremljene, gdje i kako. Kada je primjenjivo, prenesite ta nova pravila svima u svom timu koji će imati pristup tim resursima.
Na primjer, možete izraditi glavnu Google tablicu koja je jasno označena u zajedničkoj mapi, u koju će vaš tim dodati određene pojedinosti o klijentima. Za vašu pristiglu poštu Pearson predlaže stvaranje oznaka ili mapa i korištenje filtara za razvrstavanje e-pošte, što olakšava lociranje poruka i određivanje prioriteta prema važnosti i hitnosti.
I na kraju, da biste ostali na vrhu svoje digitalne organizacije, odvojite nekoliko minuta na kraju svakog tjedna da napravite sigurnosnu kopiju važnih datoteka i označite ih te ih pravilno organizirate. Pearson također preporučuje da redovito provjeravate svoj digitalni organizacijski sustav kako biste osigurali da funkcionira u svom punom potencijalu.
3. Planiranje
Planiranje zahtijeva dugoročno i kratkoročno razmišljanje kako bi se “organizirali zadaci i zadaci na način koji olakšava produktivnost i učinak”, kaže dr. Brooke Wachtler, licencirana psihologinja i osnivačica BEW Consulting and Training LLC. Vještinu planiranja možete koristiti na poslu da iscrtate velike projekte, rastavite ih na manje zadatke, a zatim odlučite kada svaki zadatak treba biti dovršen i kako će se izvršiti, uzimajući u obzir potrebne resurse.
Te će vještine planiranja također biti korisne za upravljanje projektima kada su drugi uključeni, kako bi se odredilo tko će biti odgovoran za koje dijelove projekta i kako će se elementi koje su dovršili različiti ljudi ili timovi spojiti. Planiranje je u biti stvaranje mape puta s jasnim uputama i uputama za sve uključene kako bi postigli željeni rezultat na najučinkovitiji mogući način.
Da biste poboljšali svoje vještine planiranja, počnite s obrnutim inženjeringom što god pokušavate planirati. Na primjer, ako planirate veliki novi projekt, odredite krajnji cilj, a zatim razmislite o svim mogućim koracima potrebnim za njegovu realizaciju.
Zadaci se mogu promijeniti, ali je korisno navesti ih na samom početku. Odatle rasporedite različite korake logičnim redoslijedom i postavite vremenske okvire i rokove za svaki od njih. Ako su drugi uključeni u projekt, možete donijeti odluke o tome tko će što raditi i kako bi trebao izvršiti svaki zadatak. Zakažite prijave sa svojim timom kako bi dugoročna i kratkoročna očekivanja uvijek bila jasna, kaže Wachtler.
Najvažnije je da se oslonite na svoju intuiciju. Neće uvijek biti kristalno jasno koja je ispravna odluka, ali će vam omogućiti da počnete umjesto da gubite vrijeme na pretpostavke – i uvijek možete prilagoditi svoje planiranje kako budete dobivali više informacija.
4. Upravljanje vremenom
Dok se planiranje odnosi na iscrtavanje zadataka, vještine upravljanja vremenom više se odnose na raspored vašeg vremena iz dana u dan, što u konačnici utječe na to koliko se učinkovito možete držati planova koje ste izradili. “Ispravno upravljanje vremenom omogućuje vam da odredite prioritete za projekte koji će dati najveći učinak”, kaže Pearson. “Također sprečava odugovlačenje jer imate temeljito razumijevanje svog akcijskog plana i rok do kada zadatke treba dovršiti.”
Ako bi vaše vještine upravljanja vremenom mogle koristiti nadogradnju, dvije ključne stvari na koje se morate uključiti su određivanje prioriteta i zakazivanje, kaže Wachtler. “Počnite s pisanjem popisa obaveza. Zatim odredite prioritete zadataka na popisu obveza na temelju rokova i očekivanja.”
Nakon što znate što je najvažnije učiniti i kada to treba učiniti, “stvorite raspored za dan u kojem ćete navesti kada ćete raditi na svakoj stavci, počevši od predmeta visokog do niskog prioriteta”, kaže Wachtler. Ona također predlaže da odvojite blokove vremena u svom kalendaru kako biste točno znali kada ćete raditi na svakom zadatku. Trebali biste uzeti u obzir neočekivano ostavljajući malo prostora u svom rasporedu za zahtjeve koji se mogu pojaviti.
Profesionalni savjet: Koristite aplikaciju za praćenje vremena ili slično. Praćenje vašeg vremena omogućuje vam da bolje predvidite koliko će vam zadatak trajati kada planirate dane.
Ne postoji jedinstven pristup upravljanju vremenom. Svačiji stil produktivnosti jedinstven je i pod utjecajem različitih čimbenika kao što su energija i okoliš. Počnite obraćati pozornost na to u koje doba dana najbolje radite i koristite te podatke pri planiranju svoga vremena. Ovo može zahtijevati malo eksperimentiranja, ali će se isplatiti.
Na primjer, recimo da otkrijete da vam je um najoštriji ujutro, a da vam energija opada nakon ručka. Znajući to, možete organizirati svoje vrijeme tako da ujutro radite na najvećim zadacima, bez ikakvih ometanja, a rezervirati popodne za druge zadatke vezane uz administratora kao što su sastanci i odgovaranje na e-poštu.
5. Komunikacija
Iako vam komunikacija možda nije prva na umu kada navedete organizacijske vještine, “mnogi problemi proizlaze iz pogrešne komunikacije”, kaže Wachtler. “Da bismo učinkovito surađivali s našim kolegama, želimo biti u mogućnosti izraziti svoje mišljenje, jasno postavljati pitanja i učinkovito prenijeti povratne informacije.”
Drugim riječima, jake komunikacijske vještine osiguravaju da sve ostane organizirano. Oni pomažu drugima da razumiju i slijede vaše planove i organizacijske sustave i pomažu vam da shvatite što se od vas očekuje za sve što pokušavate organizirati na poslu.
Imajte na umu da komunikacija nije samo verbalno izražavanje, već i neverbalna komunikacija kao što su držanje, kontakt očima i govor tijela, kao i vaša sposobnost slušanja, kaže Wachtler.
Zapravo, poboljšanje vaših komunikacijskih vještina počinje jačanjem vaših vještina aktivnog slušanja. “Kada slušamo kako bismo odgovorili, možda ćemo propustiti ono što druga osoba zapravo govori jer smo usredotočeni na sebe”, kaže Wachtler. “Slušanje kako bismo razumjeli pomaže nam da istinski razumijemo gledište druge osobe i odgovorimo na učinkovitiji način.”
Pokušajte sažeti ono što su oni iznijeli kako biste bili sigurni da ste ih ispravno razumjeli (tj. “Ono što čujem je…”), tražeći primjere (tj. “Možete li podijeliti određeno vrijeme koje se dogodilo?”) ili tražite otvoreno pojašnjenje pitanja (npr. “Što ste mislili kad ste rekli…?”) prije nego što ponudite odgovor. Što više informacija možete prikupiti iz svakog razgovora na radnom mjestu, to ćete se bolje moći organizirati i odgovoriti na probleme s nečim što ste planirali.
Kada vi pokušavate nešto prenijeti, Wachtler preporučuje da odvojite vrijeme kako biste razmislili o tome što želite reći i bili što izravniji. “Kada smo zabrinuti zbog reakcije druge osobe, možemo pokušati izbjeći reći ono što zapravo mislimo, ali to bi moglo dovesti do loše komunikacije”, kaže Wachtler.
Dakle, ako pokušavate delegirati zadatke u skladu s planom koji ste napravili ili dati povratne informacije koje će vam pomoći da taj plan ostane na pravom putu, „drugoj je osobi mnogo korisnije ako jasno kažete ono što ste mislili reći.”
Općenito, jasna i izravna komunikacija uštedjet će vama i vašim kolegama vrijeme da se krećete naprijed-nazad pokušavajući razumjeti jedni druge i, zauzvrat, pomoći u racionalizaciji vašeg radnog tijeka.
Kako pokazati svoje organizacijske vještine u potrazi za poslom
S obzirom na to koliko su organizacijske vještine bitne na radnom mjestu, važno ih je istaknuti potencijalnim poslodavcima kada se prijavljujete za posao. Evo kako to učiniti:
U vašem životopisu
Pearson preporučuje uključivanje organizacijskih vještina—kao što su sposobnost kreiranja i održavanja rokova, delegiranja, postavljanja ciljeva, donošenja odluka, upravljanja timom, upravljanja projektima, koordinacije događaja, vođenja tima i implementacije strategije—u svoj životopis i LinkedIn profil.
Važno je kako ćete te vještine prikazati u svom životopisu. Umjesto da ih samo navodite u odjeljku vještina, uključite ih u svoje radno iskustvo i dajte im kontekst koristeći jake točke. Istaknuta točka koja pokazuje vaše digitalne organizacijske vještine mogla bi izgledati ovako:
- stvorio je digitalni organizacijski sustav koji je uključivao glavne dokumente i baze podataka resursa koji su optimizirali radni tijek tima i povećali produktivnost.
Tijekom vašeg intervjua
Ključno je ne samo reći svom sugovorniku da imate izvrsne organizacijske vještine, već to pokazati i dokazati navodeći konkretne primjere. “Pripremite konkretne primjere za svaku od vještina koje [navedite u svom životopisu] i budite spremni govoriti o rezultatima koje je svaka vještina generirala”, kaže Pearson.
Nemojte čekati da vas poslodavac eksplicitno pita o vašim organizacijskim vještinama (vjerojatno neće). Iskoristite svako pitanje kao priliku da ih pokažete konkretnim primjerima. Uobičajena pitanja za intervju kao što su “Koje su neke od vaših prednosti?” ili “Što te čini dobrom za ovu ulogu?” pružit će vam priliku da kažete nešto o svojim organizacijskim vještinama i kako ćete dodati vrijednost.
Na primjer, ako vaša najveća snaga leži u planiranju i upravljanju projektima, svom sugovorniku možete reći nešto o vremenu kada ste zacrtali vremensku traku za lansiranje velikog proizvoda, postavili rokove, delegirali zadatke svom timu i dizajnirali sustave za optimizaciju tijeka rada, što je rezultiralo uspješnim lansiranjem.
Pearson također predlaže vježbanje s prijateljem ili trenerom za karijeru, igranje uloga intervjua i način na koji ćete podijeliti svoje primjere u ovom trenutku.
Sve u svemu, bez obzira na to koji posao imate ili u kojoj tvrtki radite, dvije su stvari sigurne: organizacijske vještine ključne su na radnom mjestu, a prednosti kontinuiranog rada na njihovom poboljšanju uvijek su vrijedne truda.
Show Comments (2)