Najnovije otkriće poslovnog svijeta – virtualni asistenti!

Najnovije otkriće poslovnog svijeta – virtualni asistenti!

Virtualni asistenti mogu imati ogroman doprinos na razvoj tvrtki, no nisu magični štapić koji uvijek funkcionira.

Već i ptice na grani znaju da je neko novo vrijeme ispred nas i da pijesak u pješčanom satu curi brže no ikad. Obvezama i radnim zadacima nikad kraja, a želja na kraju dana je uvijek više vremena. Vrijeme – da ne zalazimo u temu privatnog života, sve više nam je potrebno da odradimo svoje dnevne radne obveze, da se izborimo za dobru poziciju u tržišnoj džungli te da popratimo novitete poslovnog i digitalnog doba.

Dinamičnost današnjice nameće nam izbor: žrtvovati vrijeme, ako ga imate, produktivnost ili profit tvrtke, pitanje je sad. No najnovije oruđe poslovnog svijeta – virtualni asistenti – kažu da uz njihovu pomoć možete imati sve. Moja sugovornica Sanja Veletanlić objašnjava tko su i kako posluju vanjski suradnici budućnosti.

Razgovarala: Josipa Celinić
Foto: Heidi Samardžić

Tko je Sanja Veletanlić – poduzetnica, danas, a tko je Sanja bila prije u korporacijskom svijetu?

Dvije godine nakon što sam zakoračila u poduzetničke vode i dalje me iznenadi kada netko uz moje ime napiše ‘poduzetnica’. Vjerojatno je to rezultat krivih uvjerenja iz mladosti o tome što poduzetništvo jest i kakvo sve može biti. Za razliku od onih koji su od malena sanjali o tome da postanu poduzetnici, meni to nije bilo ni na kraj pameti.

Tražila sam poslove prema vlastitim kvalifikacijama, a ranije nisam smatrala da sam kvalificirana za poduzetništvo. Pomagala sam drugima, uvijek bila nečija desna ruka, asistentica, gledala da što bolje iskoristim ono što znam i da se posao dobro obavi. Bilo mi je važno da ono što radim ima smisla, da imam osjećaj da doprinosim i da se koliko-toliko uklopim u ostatak tima.

To uklapanje je možda bilo i najveći izazov jer su tradicionalni timovi često bili izrazito ekstrovertirani, a meni se poslije posla išlo doma. To se znalo loše odraziti na percepciju mene kao (lošeg) timskog igrača. Biti ‘partibrejker’ nije dobro, bez obzira na to koliko ste puta tokom dana nekom pomogli oko posla i riješili neki problem.

U poduzetništvo sam ušla na mala vrata.

Prvo kao samozaposleni freelancer. U toj fazi mi je pomoglo korporativno iskustvo jer sam klijentima donijela strukturu i analitičnost na razini koju od freelancera nisu očekivali. Tada se meni otvorio i novi svijet u kojem je bilo prirodno i poželjno odvojiti privatno i posao.

Dobila sam boost samopouzdanja u trenutku kada je ono što znam i ono što napravim bilo dovoljno i kada je upravo to bilo izuzetno cijenjeno. Kroz suradnju s više različitih klijenata iz cijelog svijeta ohrabrila sam se i otvorila prema suradnji s drugim tvrtkama, onako kako to poduzetnici već rade. Još uvijek se učim poduzetništvu, no jako mi se sviđa upravo takvo kakvim ga sada vidim.

Ja imam nešto vrijedno što može pomoći drugima i na svijetu postoje ljudi koji su to prepoznali – i koji rade po istim principima kao i ja. Bez borbe, podmetanja i gaženja konkurencije. Kad sam shvatila da poduzetništvo može funkcionirati i po tom win-win principu, tad sam doslovno procvjetala.

Vlasnica ste brenda Go2human i virtualna ste asistentica. Kako ste se odlučili za svijet poduzetničkih voda?

To je bio rezultat rješavanja jednog problema. Radila sam kao sistemska analitičarka i nisam bila zadovoljna brzinom kojom sam savladavala SQL i sve ostalo vezano uz taj posao. Iako sam od voditelja dobivala riječi pohvale, ja sam se na tom poslu mjesecima mučila i ozbiljno sam se zabrinula za vlastite sposobnosti. Prije tog posla naviknula sam na to da sve brzo naučim i savladam, a ovdje sam tapkala na mjestu kao u nekoj igrici gdje nikako da prođete prvu razinu. Frustriralo me to.

Ponuda drugih poslova u Splitu  tada je bila jako ograničena, pa sam odlučila pokušati online i tako riješiti problem. Zbog prethodnog iskustva i činjenice da sam Jack (ili Jane) of all trades, okušala sam se kao virtualna asistentica.

Virtualna asistencija omogućila mi je da ponovno učim i napredujem i to brzinom i intenzitetom koji je neusporediv s ičim prije.

Projekti i klijenti s kojima sam radila skoro su me pretvorili u Super Maria koji stalno skakuće na nove razine, u nove avanture i to radi veselo i vrlo uspješno.

 

Približavanje ideje o virtualnim asistentima

Što Vas je potaknulo na pokretanje Ljudomata i Go2human Huba?

Dvije stvari. Prva je činjenica da u Hrvatskoj jako malo ljudi zna da virtualni asistenti uopće postoje. Svaki put kada javno pričam o virtualnim asistentima, javi se neki poduzetnik kojem je to potpuno novo i kojem baš treba virtualni asistent.

Pokretanjem projekta Ljudomat htjela sam domaćim poduzetnicima približiti ideju o virtualnim asistentima i baciti im bubu u uho da ne moraju baš sve raditi sami.

Druga stvar je način. Htjela sam promociju virtualne asistencije napraviti drugačije, tako da umjesto sebe promoviram svoju domaću konkurenciju. Zanimalo me što se dogodi kada umjesto da na sav glas vičeš ‘ja sam najbolji na svijetu, kupite od mene’ podržiš kolege i kolegice i pomogneš im. Ispalo je da je No-Bullshit marketing u kombinaciji s izgradnjom zajednice bio pun pogodak.

Mene ne boli želudac jer se ne moram prisiljavati prodavati priče u koje ni sama ne vjerujem. A u konačnici, kroz međusobno pomaganje svi skupa zaista rastemo. Ljudomat je bio volonterski projekt, koji i dalje živi, no s Go2human Hubom cijelu priču pokušavam podići na jednu drugu razinu.

Hub je projekt u kojem spajamo odabrane virtualne asistente s isto tako odabranim klijentima. I to na način da svi iz toga izvučemo neku veću vrijednost nego da radimo sami za sebe.

Win-Win-Win strategija u teoriji ne zvuči kao novost, no u praksi je to veliki izazov zbog kojeg sam pokrenula Hub. Zanima me može li to sve zaista tako funkcionirati, a da i dalje svi pri tome zaradimo dovoljno za ugodan život. Hub je i rezultat ispravljanja loših praksi, odnosno praksi koje se meni ne sviđaju

Tko su postojeći i potencijalni klijenti Vas kao virtualnog asistenta? Što stoji u opisu Vašeg radnog mjesta?

Do prije par mjeseci u suradnjama s klijentima to su bili nazivi poput Technical Assisting Manager, Notion Workspace Developer, Customer Success, Content repurposing assistant, Executive assistant i tomu slično. Tech savvy Virtual Assistant & Notion Expert je bio moj općeniti tagline.

Od pokretanja Huba to se promijenilo i sada sam primarno voditeljica i koordinatorica u Go2human Hubu. Radim sve: od poliranja strategije, marketinga, prodaje, selekcije i onboardinga, savjetovanja, a pomalo se učim i sama delegirati. Ne želim da u postolara budu najgore cipele, niti želim da Hub ovisi o tome imam li ja danas migrenu. Dobar dio mog rada danas se odnosi na postavljanje temelja za Hub koji živi i raste vođen njegovim partnerima, virtualnim asistentima.

Uz to, sama rado radim i na Notion projektima. Osim što su mi to zabavni projekti, kroz razvoj Notion workspacea za druge ja dobijem uvid u cjelokupno poslovanje jedne tvrtke ili startupa i to ima ogromnu vrijednost.

 

Doprinos virtualnog asistenta tvrtki

Tehnologije mijenjaju svijet i sve više možemo odraditi upravo iz udobnosti svog doma. Upravo iz tih razloga virtualni asistenti mogu utjecati i na produktivnost tvrtki danas, više nego ikad prije. Koliki doprinos zapravo može imati virtualni asistent?

Tehnologija nam je omogućila da poslujemo s bilo koje lokacije, a pandemija nas je natjerala da to isprobamo i u praksi. Virtualni asistenti mogu imati ogroman doprinos na razvoj tvrtki, no nisu magični štapić koji uvijek funkcionira.

Ako se tvrtke grčevito boje surađivati s nekim koga nisu upoznali uživo, tu će biti problema s povjerenjem od početka. Virtualnom asistentu morate vjerovati. Ako mislite da će ljudi zabušavati ako ih stalno ne kontrolirate, onda je bolje ni ne upuštati se u suradnju s virtualnim asistentima. Oni koji su se riješili tih strahova, imaju dobre šanse u virtualnim asistentima pronaći partnere koji im ozbiljno pomažu izgraditi biznis.

Da bi se to dogodilo, potrebno je pronaći virtualnog asistenta koji ima konkretna znanja i vještine koje vama trebaju. Ali i nekog s kim ćete kliknuti karakterno. Kad se to nađe, pitate se kako ste prije živjeli i radili bez virtualnog asistenta.

Koliko je teško izboriti se za svoj komad kolača, i kako se istaknuti na tržištu kako bi upravo Vas odabrao potencijalni klijent? Koje su zajedničke karakteristike virtualnih asistenata različitih područja rada?

Ono što je zajedničko virtualnim asistentima je da su svi oni zapravo poduzetnici. Moraju stalno gledati što dalje, što je sljedeće, što bi sad mogli novo probati, što optimizirati, nema za njih opuštanja. Bez svega toga će virtualni asistenti teško opstati, a upravo to je karakteristika koja poduzetnicima dobro dođe – razumiju ih kao poduzetnik poduzetnika.

Što se pak borbe za svoj dio kolača tiče, po meni je to pogrešan put. Virtualna asistencija nema konačan broj klijenata / komada kolača. To je biznis koji se tek budi i nastaje i puno je bolje energiju usmjeriti na to da svijetu pokažemo tko smo i što znamo, nego se boriti međusobno. Svijet je, za sada, dovoljno veliko mjesto.

Meni se najboljim pokazalo jasno komuniciranje onoga što znam, u čemu sam dobra i dijeljenje znanja. Primjerice, kada sam tek otkrila Notion, napravila sam nekoliko besplatnih predložaka i odaslala ih u svijet. Putem njih su mi dolazili klijenti kojima je trebalo to moje konkretno znanje koje su pronašli u tim predlošcima. To, naravno, ne mora biti Notion.

Asistenti koji su u stanju složiti svoj portfolio i pokazati na konkretnim primjerima što znaju, lakše dolaze do klijenata.

To mogu biti primjeri prezentacija, izvještaja, tekstova, grafika, gotovo bilo čega. Usto, preporuke igraju veliku ulogu. Kada oduševite jednog klijenta i drugi to čuje, onda je dalje puno lakše.

Ako govorimo o poslovima koji usporavaju tvrtke na putu mogućih uspjeha i bolje produktivnosti, koliko je tvrtki doista otvoreno prema novitetima digitalno-poslovnog svijeta?

Za odgovor na to pitanje ipak ćete morati napraviti ozbiljno istraživanje. 🙂

S onima koji nisu otvoreni za novitete, ja se nikada nisam ozbiljno bavila. Upravo otvorenost prema tehnologijama i novim načinima poslovanja meni je prvi preduvjet za suradnju. Iz tog ograničenog uzorka mogu vidjeti da se startupi i manje tvrtke prije odlučuju na suradnju s virtualnim asistentima nego velike, tradicionalne tvrtke. To je i očekivano jer je promjene uvijek lakše uvoditi u manjim i mladim sustavima.

Hrvati su nešto manje upoznati s uslugama koje nude virtualni asistenti. Pokazuju li i manje povjerenja prema angažiranju VA i što mislite kako to promijeniti?

U Hrvatskoj su asistenti suočeni s još jednom predrasudom zbog koje se Hrvati manje odlučuju na angažman virtualnog asistenta. Tradicionalno se na ovim prostorima o tajnicama ne misli baš najbolje. Često ih se doživljava tek kao ukras uredu. Netko tko je tu da kuha kavu i niti zna, niti radi puno pametnih stvari. Podcjenjuje ih se. Ako tako doživljavate tajnice, onda je jasno da vam virtualna tajnica ili virtualni asistent djeluje kao bacanje novaca kroz prozor. Mijenjati tu percepciju na silu po meni nema smisla.

Ono što možemo je raditi pametno i srčano s klijentima koji u nama već i sami vide više od lijepog automata za kavu. Oni (klijenti) će o tome početi pričati drugima, pa tko zna, možda jednom dođe i do uha onih kojima je virtualni asistent danas nezamisliv.

 

Organizacijska kultura je pola uspjeha

Iza Vas je korporacijski svijet i poslovni svijet u kojem ste sam svoj šef. Kako biste opisali uspješnu organizacijsku kulturu i koliko je ona zaista bitna?

Organizacijska kultura je teška. Mnogi imaju dobre namjere, ali svejedno ne uspijevaju stvoriti kulturu kakvu priželjkuju. Mislite da radite dobro, pratite trendove, idete na radionice, uvodite nove sisteme, dižete benefite, pričate lijepu priču i opet stvar zašteka i budete loš šef.

Jedan od razloga zašto sam pokrenula Hub i krenula raditi s drugim virtualnim asistentima kao partnerima, a ne kao zaposlenicima, je i taj što se iskreno bojim da ću biti loš šef budem li imala svoje zaposlenike. Znam da dobre namjere nisu dovoljne i znam kako nečije loše šefovanje može imati ozbiljne posljedice na ljude. Osobno nisam spremna na taj teret i zarada mi nije dovoljan motiv za to.

Partnerski odnosi, poput ovih u Hubu, u kojima zajedno nešto stvaramo, isto nisu jednostavni. Tu također dođe do nesporazuma i problema. Trudim se biti otvorena i kad nešto ne znam, reći ja to ne znam, ali ću pokušati pronaći rješenje. Trudim se sve raditi transparentno i fer. Ako pak ne uspijemo pronaći zajednički jezik u tom partnerskom odnosu i ako smo u grču, onda sam spremna prekinuti taj odnos i potražiti druge partnere. Mislim da je pronalazak kompatibilnih partnera ključ za dobru organizaciju kakvu stvaramo u Hubu. Hub nije za sve, no srećom ni ne mora biti.

Kakvu budućnost predviđate virtualnim asistentima?

U sljedećih 20 godina vjerujem da će potražnja za virtualnim asistentima samo rasti. Jer još uvijek smo daleko od trenutka kada se moramo bojati da će nas zamijeniti tehnologija.

Mi poslujemo virtualno, ali smo ljudi koji s tom tehnologijom dobro barataju i pomažu drugima.

No, ako su nas zadnje dvije godine ičemu naučile, to je da se svijet u par dana može itekako promijeniti. Virtualni asistenti su u boljoj poziciji jer su naviknuli brzo se prilagođavati, pa vjerujem da bi se snašli i u onim najcrnjim scenarijima u kojima (pujpujpuj) ostanemo bez interneta.

Tags:

  • Show Comments (0)

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Ads