Sjediti na sastancima koji predugo traju, a ne iznjedre konkretne zaključke, zahtjeve i upute, gubljenje je vremena za sve sudionike. Zato treba planirati, korak po korak. I zapisivati!
Piše: Jacqueline Whitmore za Entrepreneur
Foto: Unsplash
Bonton na sastancima ključ je dobrog poslovanja. Susret licem u lice omogućuje jasnu komunikaciju i učinkovito donošenje odluka. Ali prečesto sastanci traju dulje nego što bi trebali i ne uspijevaju zadržati sudionike angažiranima.
Bilo da se sastajete s partnerima, zaposlenicima ili dobavljačima, pokažite svoju briljantnost u sobi za sastanke uz primjenu sljedećih koraka koje donosi Jacqueline Whitmore.
Priprema je neophodna
Odredite cilj. Jasan cilj postavit će ton sastanka i odrediti njegov smjer. Vaš cilj bi trebao biti specifičan i mjerljiv. Ako očekujete da će sudionici razmišljati, zamolite svakog sudionika da dođe s popisom ideja.
Zapitajte se je li sastanak doista potreban. Sastanci mogu biti skupi. Kako biste izračunali točan trošak, pomnožite satnicu svake prisutne osobe s duljinom okupljanja. Ako se vaš cilj može postići e-poštom, konferencijskim pozivom, Skypeom ili čak brzom raspravom jedan na jedan, preskočite sastanak.
Odredite prioritete dnevnog reda. Ne ostavljajte najvažnije teme za kraj. Kako biste osigurali ispunjenje ciljeva najvišeg prioriteta, prvo raspravite najrelevantnija pitanja. Na taj način, ako se netko treba udaljiti ili ranije napustiti sastanak, i dalje ćete postići svoje glavne ciljeve.
Mudro rasporedite!
Strateški rasporedite. Ako želite da svaki sudionik sastanka bude potpuno angažiran, izbjegavajte ponedjeljak ujutro, kada svi nadoknađuju e-poštu. Također izbjegavajte petak poslijepodne, kada su zaposlenici zauzeti završavanjem tjedna i raduju se vikendu. Zakažite sastanke na dan i vrijeme kada je najvjerojatnije da će se sudionici angažirati.
Postavite vremensko ograničenje i držite ga se. Sastanci koji traju satima uzrokuju gubitak strpljenja i fokusa kod sudionika. Rasponi pažnje su kratki, a vrijeme je dragocjeno. Najproduktivniji sastanci počinju na vrijeme i završavaju na vrijeme.
Držite se dnevnog reda. Dnevni red je okvir koji je potreban kako bi svi ostali na temi i kako bi se održao tijek sastanka. Dnevni red bi trebao biti na jednoj stranici i ne bi trebao sadržavati ništa osim glavnih tema razgovora. Ako sudionici inzistiraju na razgovoru izvan reda, uskočite i predložite da razgovaraju nakon sastanka ili zakažite zasebnu raspravu. Zatim se odmah vratite na temu koja vam je pri ruci.
Sjediti ili stajati?
Ustanite. Rutinski sastanci osmišljeni da se dotaknu baze sa zaposlenicima i rasprave o izvješćima o statusu obično se mogu obaviti za 15 minuta ili manje. Veća je vjerojatnost da će sastanak biti kratak i konkretan ako svi ostanu stajati.
Jasan završetak
Prenesite koncepte kroz priče. Kada grupi predstavljate ključne koncepte ili nove ideje, posebno modele koje je teško razumjeti, objasnite zašto bi im to trebalo biti stalo. Uokvirite problem kratkom pričom i upotrijebite primjere.
Jasno istaknite ključne stvari. Na kraju sastanka brzo ponovite sve odluke, rokove i razjasnite sve potrebne naknadne radnje. Svi sudionici sastanka trebaju točno razumjeti što se od njih očekuje. Odmah zakažite sve naknadne sastanke.
Show Comments (0)