9 alternativa za videosastanke (jer umor od Zooma je stvaran)

9 alternativa za videosastanke (jer umor od Zooma je stvaran)

Ako ste nakon dana videosastanaka pod stresom i umorniji nego što ste ikada bili nakon osobnih sastanaka, niste sami.

Tek je 14:30 a već sam spreman za popodnevni spavanac. Imao sam četiri jedan na jedan sastanka, jedan timski sastanak i dva intervjua – preko Zooma. Provjeravam svoj kalendar, nadajući se da ću vidjeti lakši raspored. Nemam sreće. I upravo sam se sjetio da je tek utorak.

Zvuči poznato? Ako ste nakon dana videopoziva pod stresom i umorniji nego što ste ikada bili nakon osobnih sastanaka, niste sami. Zapravo, znanstvenici iz Microsoftovog laboratorija za ljudske faktore proučavali su ljudske moždane valove tijekom videosastanaka i otkrili da je “zamor od Zooma” vrlo stvarna stvar, prenosi portal themuse.

Njihovo istraživanje pokazalo je da je suradnja na daljinu općenito psihički izazovnija od njezina osobnog ekvivalenta, a videosastanci posebno su povezani s osjećajem stresa i umora iz nekoliko razloga. Prvo, da biste bili u toku s onim što se događa, morate ostati usredotočeni na zaslon.

Drugo, propuštate signale (kao što su govor tijela i geste) koji vam obično pomažu razumjeti tuđe emocije i smisao razgovora. A kada bilo tko podijeli svoj zaslon, imate još manje znakova za uključivanje.

No, kako biste izbjegli iscrpljenost videosastancima, možete potražiti ove opcije za sastanke. Čak i kada ne možete potpuno otkazati sastanke, možete koristiti ove metode kako biste imali kraće i produktivnije sastanke.

 

1. Napišite e-mail

Sljedeći put kad namjeravate zakazati sastanak kako biste dali najavu, jasne upute ili podijelili informacije, zapitajte se: „Je li ovo teško razumjeti? Hoće li se netko iznenaditi ili će imati puno pitanja?” Ako su svi odgovori “ne”, pošaljite e-mail.

Završite sa: “Bit ću sretan sastati se da razgovaramo o tome – samo mi javite”, tako da ljudi znaju da vam se mogu obratiti ako zatrebaju.

 

2. Pošaljite izravnu poruku

Očito je da su e-mail poruke manje učinkovite za prosljeđivanje povremenih ažuriranja ili postavljanje brzih pitanja. Poznato je da u većini organizacija zaposlenici pokušavaju odgovoriti u roku od nekoliko sati (ako ne i minuta!).

Nemojte se sramiti slati poruke nekome tko je stariji ili izvan vaše uobičajene orbite. Možda se čini čudnim, ali ako nekome možete poslati e-poruku, možete i razgovarati s njim. (Naravno, i dalje biste se trebali ponašati profesionalno – klonite se emojija, GIF-ova i ležernog jezika osim ako ih druga osoba prva ne upotrijebi.)

 

3. Snimite video

Vjerojatno ste imali desetke (ako ne i stotine) sastanaka na kojima ste obučavali ljude kako nešto učiniti, bilo da je to navigacija softverom za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) vašeg prodajnog tima, korištenje nove značajke u alatu za upravljanje projektima, kreiranje prezentacije , ili analiziranje podataka.

Ti se sastanci gotovo uvijek mogu pretvoriti u snimljene videozapise – ili barem prepoloviti slanjem videozapisa unaprijed, a zatim odgovaranjem na pitanja osobe u pozivu.

Loom, CloudApp, Vidyard i Soapbox besplatni su alati koje možete koristiti za snimanje sebe i/ili svog zaslona. Bonus: vaši se kolege mogu vratiti na video za referencu onoliko puta koliko im je potrebno. Osim toga, sljedeći put kada budete trebali podučavati nekog drugog istoj stvari, možete ponovno upotrijebiti svoj videozapis!

 

4. Napravite dokument za FAQ

Ako odgovarate na niz uobičajenih pitanja ili objedinjujete povezana ažuriranja, izradite dokument umjesto da vodite isti razgovor s više ljudi. Ovaj dokument također može biti zgodan resurs za novozaposlene ili ljude izvan vašeg tima koji trebaju više konteksta.

Kako biste bili sigurni da ga svi mogu pronaći, prikvačite ga na odgovarajuće kanale Slack ili Microsoft Teams, spremite ga na Google disk svog tima i/ili svoje organizacije.

 

5. Pokrenite nit na chatu ili unutar alata za upravljanje projektima

Ne gubite dragocjeno vrijeme na dobivanje ili primanje jednostavnih podataka. Umjesto da imate sastanak o novitetima, pokrenite statusnu nit na odgovarajućem kanalu za razgovor ili bilo kojem softveru koji koristite za praćenje projekata tražeći od svih da se jave sa svojim novostima.

Najučinkovitije je ako navedete formu za odgovore, kao što su:

[Napredak prema cilju]
[pobjede]
[prepreke]

Ili:

[Što sam učinio]
[Što ja radim]
[Što ću učiniti]

6. Označite dokument

Zahvaljujući načinu “Predlaganje” u Google dokumentima i “Prati promjene” u datotekama Microsoft Worda, možete dati povratne informacije o dopisu člana vašeg tima ili izravnom izvješću, pregledu projekta, sažetku eksperimenta i tako dalje.

Jednostavno je pokazati koje promjene unosite – i zašto, ako dodate komentare koji objašnjavaju svoju odluku – a možete dodati i druge bilješke i pitanja. Osim toga, za razliku od davanja povratnih informacija na sastanku, vaš će kolega imati sve vaše bilješke pri ruci sljedeći put kada započne sličan projekt.

 

7. Pošaljite anketu

Ne samo da ankete obično dobivaju iskrenije reakcije od osobnih rasprava, one također izjednačuju uvjete za ljude koji se ne osjećaju ugodno govoriti (poput osobe koja se tek pridružila tvrtki prije dva mjeseca ili vašeg suradnika koji nije sklon sukobima ).

Google Forms, Typeform i Survey Monkey besplatne su opcije za dizajniranje jednostavnih anketa i zatim analizu rezultata. Koristite ih kada trebate povratne informacije o dovršenom projektu, inicijativi tima ili tvrtke ili općenito angažmanu zaposlenika.

(Također možete upariti anketu prije sastanka s 30-minutnim pozivom kako biste osigurali da utrošite vrijeme na glavne teme i potencijalna rješenja umjesto da iznesete svačija mišljenja.)

 

8. Brainstorm na internetskoj bijeloj ploči

Umjesto da okupite sve da virtualno ”bacaju” ideje – što, priznajmo, može biti neugodno i neproduktivno – neka svoje misli podijele vizualno.

Miro i MURAL su dva odlična izbora. Članovi vašeg tima mogu dodavati ljepljive bilješke, slike, dijagrame, crteže, dokumente, pa čak i GIF-ove. Sljedeći put kada vam zatrebaju kreativni sokovi, dajte svom timu poticaj i oslobodite ih na ploči.

(Nije nemoguće pokrenuti sjajnu virtualnu oluju ideja sa stvarnim sastankom!)

 

9. Nazovite

Vratite se na osnove telefonskim pozivom. Manje je iscrpljujuće od videosastanka, jer ne morate gledati svoj govor tijela i znakove lica dok tumačite tuđe.

Telefonski pozivi najbolji su za izravne razgovore s jednom ili dvije druge osobe (s više osoba raspravom postaje teško upravljati). Možete čak predložiti “šetnju i razgovor”, gdje oboje hodate uokolo ili odlazite na kavu u svom susjedstvu. Samo pazite da ne trebate referencirati nikakve bilješke.

 

Nekoliko brzih savjeta i predložaka za odvajanje od videa

 

Dakle, kako zapravo smanjiti vrijeme Zooma? Kad god planirate sastanak, zastanite na trenutak i razmislite možete li ga zamijeniti ili skratiti pomoću jedne od opcija na popisu.

Ako već imate sastanak u kalendaru, još uvijek možete razmisliti o njegovoj promjeni! Kada ste domaćin, promjene su jednostavne. Ažurirajte pozivnicu za sastanak novim detaljima; na primjer, ako se prebacujete s videopoziva na telefonski razgovor, promijenite naslov u “telefonski poziv Emily/Juan” i opis u: “Odmorimo se od Zooma i umjesto toga obavimo telefonski poziv. Nazvat ću te na mobitel u podne.” Velike su šanse da će svima na pozivnici laknuti.

Čak i ako niste vi taj koji organizira poziv, još uvijek možete predložiti alternativu. Najlakše je preusmjeriti sastanak na drugi plan kada je vaš izravni izvještaj ili drugi mlađi zaposlenik onaj koji ga je predložio. Odgovorite s: “Pokušajmo se pozabaviti ovim s [alternativnim sastankom]. Ako [još uvijek imate pitanja, želite više razgovarati, itd.], rado ću zakazati neko vrijeme.”

Ako je vaš kolega taj koji je zatražio sastanak, zauzmite blaži pristup: “Hej [ime], hvala što ste poslali pozivnicu [ostvari X]. Jeste li otvoreni za [alternativni sastanak]? To bi nam svima moglo sačuvati malo vremena.”

Kad je vama nadređeni kolega zakazao sastanak, uzmite pažljiviji pristup. Alternativu biste trebali predložiti samo ako imate dobar odnos s tom osobom i ona bi bila spremna čuti nešto poput: “Imamo [količinu vremena] rezervirano za [dan] za [ostvarivanje X]. Znam da ste odlučili, ali rado bih predložio [alternativu] umjesto/prvo. Na vama je – i ja sam sretan što ćemo se uskoro ”družiti”!”

Trajanje i datum sastanka također dolaze u obzir. Vaš kolega vjerojatno neće cijeniti “Hej, treba li ovo biti snimljeni video?” poruku nekoliko sati prije poziva 30 osoba koji je u kalendaru već dva tjedna. Što je grupa manja, to bolje.

Kada vaš kalendar bude manje pretrpan, imat ćete više energije i za samostalan rad i za Zoom pozive koji su doista važni.

Tags:

  • Show Comments (0)

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Ads